Maîtriser ses projets de transformation

Pour réussir des projets de transformation qui sont par nature destinés à changer plus ou moins en profondeur les processus de travail, nous avons identifié sept bonnes pratiques que nous considérons comme essentielles :

• Maintenir le cap des objectifs: la gestion du changement ne signifie pas plier devant les difficultés, se laisser dériver par rapport aux objectifs de départ, mais au contraire avoir toujours à l'esprit l'essentiel des objectifs visés et s'y tenir;
• Obtenir le plus large consensus sur les objectifs: cela se gagne par étapes avec une progressivité régulière si on s'appuie sur des relais, des alliés, des sponsors ou des promoteurs du projet. On ne peut convaincre tout le monde, mais on peut faire basculer une majorité;
• Se concentrer sur le cœur de la transformation recherchée: ne pas hésiter à prévoir des phases successives du projet, avec des premiers livrables réalistes et assez rapides à obtenir, ou des éléments essentiels au cœur de la transformation visée, ou des étapes qui permettront la réussite des étapes suivantes;
• Construire sur du solide: s'assurer de la disponibilité et de la qualité des données, clarifier les processus de travail et leur évolution, et ne pas se précipiter sur la technologie, ni croire qu'elle va vous aider à résoudre les problèmes d'organisation de l'entreprise;
• Rendre visible les premiers livrables obtenus: montrer les quick wins, les premières étapes franchies, les obstacles surmontés, rassurer sur le cap maintenu et le consensus obtenu, c'est ainsi que l'on entretient la motivation des parties prenantes et que le projet peut suivre son cours avec un peu plus de sérénité;
• Communiquer sans cesse: il faut bien sûr communiquer lors des réunions des instances gouvernance mais aussi de manière informelle pour expliquer les objectifs visés, pour rassurer sur les avantages potentiels plutôt que de laisser libres les craintes d'une charge de travail supplémentaire, ou tout simplement pour contrer les rumeurs propagées par ceux qui seraient opposés au projet;
• Adopter une attitude positive: le changement ne s'opère pas naturellement sans heurts ou sans résistance, il faut donc préparer les esprits et ne pas les brusquer, mais faire comprendre les enjeux, faire prendre conscience des avancées et surtout mobiliser ceux qui soutiennent le projet tout en restant confiant et positif dans sa communication, et tout en étant réaliste sur les difficultés rencontrées et s'y atteler avec persévérance.

Chaque projet a bien entendu son propre contexte, son propre niveau de complexité, ses propres contraintes, mais la plupart de nos clients reconnaissent qu'ils n'ont pas la disponibilité, l'expérience, la neutralité relationnelle ou la compétence de communication pour mener seuls de tels projets.